Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji w Sejnach

Składnica Akt
Komendy Powiatowej Policji w Sejnach

znajduje się

w Zespole do spraw Ochrony Informacji Niejawnych
Komendy Powiatowej Policji
w Sejnach

16-500 Sejny
ul. Maja 13
tel. (0-87) 51 66 209

 Podstawa prawna:

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zawarte są w przepisach:

1.  Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008r w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się
   w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2008r Nr 107 poz.679);
2.  Zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji. 

W zakresie ochrony informacji zawartych w materiałach archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zastosowanie mają również niżej wymienione akty prawne: 

1. Ustawa z dnia 24 maja 2018 r o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r ,  poz.1000 z późn. zm.);
2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r o ochronie danych osobowych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości  (Dz. U. z 2019 r ,  poz.125);
3. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Z 2019 r, poz. 742). 

Zasób archiwalny:

Archiwum KPP w Sejnach posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą zespół archiwalny MO, powstały w latach 1960-1990 oraz zespół otwarty Komendy Powiatowej Policji.

Tryb udostępniania dokumentów:

Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:
Komendant Powiatowy Policji
w Sejnach
ul. 1 Maja 13
16-500 Sejny

Wniosek o udostępnienie akt z zasobu archiwalnego powinien zawierać: 

1. Imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji-jeśli zgłoszenia składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2. Nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej  oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały – jeśli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
3. Wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4. Określenie celu i sposobu wykorzystania udostępnionych materiałów. 

Udostępnienie akt następuje poprzez: 

1. Umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
2. Przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
3. Przekazanie zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
4. Wypożyczenie zainteresowanym akt lub ich części ( nie dotyczy dokumentów trwale przechowywanych).

Ograniczenia stosowania RODO

Zgodnie z art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.)** ogranicza się stosowanie art. 16, 18 ust. 1 lit. a i b oraz 15 ust. 1 i 3 RODO:

1. prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
2. prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych,
3. prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – do zakresu, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

* rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),

** zmiany do ustawy zostały wprowadzone ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. z 2019 r. poz. 730).